Multi-Projekt
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Das Problem
Es gibt eine Vielzahl allgemeiner und spezialisierter Methoden zur Führung von Projekten. Ihnen gemeinsam ist die Top-Down Sicht, ein Projekt zu planen und mit Schätzungen und zugeordneten Ressourcen direkt ein Ablaufmodell zu liefern, das vom Projektmanager dann operativ sichergestellt wird.
Zentral ist die Ermittlung eines kritischen Pfades – wird dieser verletzt, leiden Zeitpläne, Termine, Budget oder Ressourcen – oder alle zusammen.
Erfahrungswerte und Studien zeigen, dass nur zwischen 30 und 70% aller Projekte ihr Ziel erreichen.
Termine, Ressourcenbelastung oder Budget werden gegenüber dem Plan zu fast 100% überschritten.
Glaubwürdiges Change Management benötigt erfolgreiche Projekte
Projekte setzen Veränderungen um.
Sei es als Lösung für einen Kunden (Individualprojekte), im Bereich F&E oder im Rahmen von Prozessen und Standards.
Macht man sich bewusst, was es bedeutet, Changes aus allen Bereichen des Unternehmens häufig erst im 2. oder 3. Anlauf akzeptabel fertigzustellen und Kosten sowie Termine immer wieder zu überschreiten, so wird klar, dass eine funktionierende Projektorganisation ein strategischer Wert ist.
Reifegrade und Prozess-Organisation
Je nach Reifegrad einer Organisation und ihrer Prozesse könnte man davon ausgehen, dass Projekte in hoch entwickelten Prozess-Organisationen stabil und erfolgreich laufen. Dem ist nicht so. Warum?
Eine Beobachtung ist, dass es sehr aufwendig ist, Prozesse und Organisation aufeinander abzustimmen und zur Reife zu bringen.
Unter der Last des Tagesbetriebs diese nun zu ändern, erzeugt Lasten, die für den einzelnen Mitarbeiter überraschend hereinbrechen und ihn beim Arbeiten im Rahmen seiner Rollen und zusätzlich innerhalb seiner Projektaufgaben behindern oder gar ganz davon abhalten.
So geht auf der Ressourcen-Ebene verloren, was in Organisation und Prozessen so gut und sauber definiert und in Betrieb gebracht wurde.
Ausweg, Umweg oder neuer Weg?
Statt Auswege zu suchen und noch mehr Detail und Druck auf die bekannten Abläufe zu legen, bietet Multi Projektmanagement nach der epicFlow Methode die bisher in der Praxis fehlenden Teile des Management-Puzzle:
- Zusammenfassung von Projekten in ein Portfolio und deren (agile) Ausführung als Pipeline
- Erleichterte Steuerung der Einzelprojekte durch die bisherigen Projektleiter
- Nutzung bestehender Projektmanagement Methoden
- Organisation von Ressourcen in Gruppen mit Kapazitätszuteilung und nach Rollen
- Erkenntnis der aktuell relevanten Engpässe über alle Projekte des Portfolio
- Fokussierung von Stakeholdern und Management auf die aktuellen Handlungsbedarfe
- KPI strikt an Durchsatz (Throughput Accounting) orientiert.
- Reportings je Projekt und für das Portfolio
- Sehr einfach nutzbar, technisch minimaler Fußabdruck
- Das Portfolio und Program Management kann erkennen, wie sich ein weiteres Projekt auf alle anderen Projekte auswirkt und ob es lohnt, ggf. ein anderes Projekt zwischenzeitlich auf Eis zu legen. (What-If & Impact Analysis)
Wir stehen mit unserem Projektmanagement am Anfang, in der Mitte...
Die Einführung von Multiprojektmanagement kann zu verschiedenen Zeitpunkten erfolgen:
Agiles CCPM gleich zu Beginn
Wenn aus gelegentlichen internen Projekten und Projekten mit Lieferanten eine Projektorganisation werden soll, die mit klaren Vorgaben und Methoden stabile Leistungen und Klarheit liefern soll, ist Epicflow der methodische Weg zur schlanken Organisation und der technische Weg zur kostengünstigen und flexiblen Realisierung.
Einführung zu bestehenden Projekten und Abteilungen/Projektorganisationen
Es gibt immer wieder Stau im Change Management?
Migrationsprojekte kosten immer wieder viel mehr als erwartet, gerade aufgrund der hohen Mitwirkungsbedarfe der Kollegen aus der Linie?
Solche oder ähnliche Problem-Felder sind als Multi-Projekte mit epicFlow - auch bereits nach Start der Arbeit - sehr gut organisierbar und führen zu merklichen Reduzierungen von Eskalationen und damit verbundenen Aufwänden.
Einführung in einer reifen Projektorganisation als "next level"
Multiprojektmanagement ist mehr als die Summe seiner Einzelprojekte. Viele große Vorhaben kommen ins Straucheln (oder schlimmer), weil auf der Ressourcen Ebene bestimmte Engpässe immer wieder, oder künftig absehbar, oder lange übersehen - den Projektfortschritt stoppen. Die Schaffung von Transparenz, welche Engpässe wirklich am Werk sind, vereinfacht die produktive Eskalation von Problemen, für die mit den verfügbaren Mitteln auch Gegenmaßnahmen möglich und - vor allem - wirksam sind.
epicFlow geht hier entsprechend mit dem Set an Information zu Werke, das sich auch gewinnen lässt und das für den Erfolg des Projekts wirklich wichtig ist. Es gibt keinen "Tool-Overkill".
Einführungsideen
Je nach Bedarf, ist die Einführung von Multiprojektmanagement in der Fläche oder in bestimmten Bereichen der für Sie sinnvollste Weg.
Einige Beispiele:
- Einführung im Change Management
... zur Vermeidung von Fehlern in der Ausführung und zur Schonung der meist unter Zeitdruck arbeitenden internen und externen Projektressourcen. - Konsolidierung eines aus Portfolios an getrennten Einzelprojekten
... zur Zentralisierung des Engpassmanagements und Erhöhung des Wirkungsgrads gegenüber den zentralen Projektzielen. Senkung der De-Synchronisierung von Aktivitäten durch viele Einzelprojekte. - Standardisierung von Projekten
... durch ein direktives PMO in Ihrer Projektorganisation, so dass Projekte auf den Best Practice Ihres Unternehmens durchgeführt und in ihrer Performance vergleichbar werden. Und wenn etwas "hakt", sieht man es so früh, dass eine Krise vermieden werden kann.
Mehr Information
Eine Beschreibung zu epicFlow und seine technischen Integrationsmöglichkeiten senden wir Ihnen auf Wunsch gern zu
-> flow@aurora-consulting.de