IT als universeller Engpass

Die rasante Entwicklung der IT, einschließlich Cloud, Big Data, künstliche Intelligenz (KI), Industrie 4.0, mobile Anwendungen, E-Commerce, Cyberschutz und Routinesoftware, führt in fast allen mittleren und großen Unternehmen zu einer problematischen Situation: Die IT-Abteilung wird zum Engpass. Die einfache Bedeutung eines Engpasses ist: nicht in der Lage zu sein, alle erforderlichen Arbeiten auszuführen.

Der Umgang mit einem echten Engpass ist ein kritisches strategisches Problem, denn er zwingt das Management zu entscheiden, welche guten Geschäfte aufgegeben werden sollen. Dies ist kein Problem der Technologie an sich; es ist eine schwierige Managementaufgabe zu entscheiden, an welche neue Technologie (eigentlich jede vielversprechende Veränderung) man sich anpassen soll und in welchem Tempo. Das heißt, die Techniker machen es dem Management nicht leicht, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Die Technologieperspektive ist ganz anders als das Ziel des Unternehmens.

Während die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens vielleicht nichts mit der IT zu tun haben, hängen der Material-, Produkt- und Dienstleistungsfluss und die Mittel für ein effektiveres Marketing und den Verkauf immer mehr von der IT ab. Die meisten neuen Technologien basieren in hohem Maße auf der IT, und die Anpassung an die neuen IT-Funktionen wird immer schwieriger. In dem Maße, in dem der Einsatz von IT immer umfangreicher und komplexer wird, kann die Kontrolle der gesamten IT-Aktivität chaotisch werden. Es werden neue Managementfähigkeiten benötigt, um die riesige Anzahl von Funktionen, die aus verschiedenen Quellen stammen, unter Kontrolle zu halten.

Nur um die Probleme zu veranschaulichen: die Bankensysteme generieren eine riesige Menge an IT-Anfragen, von besseren mobilen Anwendungen bis hin zur Verbesserung von internationalen und Mehrwährungstransaktionen, die den verschiedenen lokalen Vorschriften entsprechen müssen. Das Aufkommen von Kryptowährungen bringt weitere Herausforderungen mit sich, die neue IT-Tools erfordern. Natürlich haben Banken endlose Maßnahmen zur künstlichen Intelligenz, und natürlich müssen sie ihren Cyberschutz ständig verbessern. Andere Geschäftsbereiche wie der Einzelhandel sehen sich ebenfalls mit neuen Bedrohungen konfrontiert, die neue IT-Tools erfordern, um ihren Kunden neue Dienstleistungen anbieten zu können. Das gesamte Fertigungswesen ist mit der neuen digitalen Steuerung und Konnektivität der Industrie 4.0 konfrontiert.

Der "Flow of Value" ist definiert als die Art und Weise, wie ein Unternehmen seinen Kunden Wert liefert. Dies ist definitiv ein kritischer Fluss für jede Organisation. Jedes Unternehmen muss jedoch auch einen anderen kritischen Fluss aufrechterhalten: den "Flow of Initiatives", um den Flow of Value in Zukunft zu verbessern. Der Fluss der Initiativen umfasst alle Bemühungen, die in die Ausweitung der Marktnachfrage, die Entwicklung neuer Produkte/Dienstleistungen oder die Suche nach besseren Möglichkeiten zur Anpassung des "Flow of Value" an die Markttrends (z. B. schnellere Reaktionszeiten) investiert werden. Jeder dieser Ströme hat seine eigenen Beschränkungen.

Die Mittel, um mehr Marktanteile zu gewinnen oder sogar die derzeitige Nachfrage aufrechtzuerhalten, stützen sich in hohem Maße auf fortschrittliche Funktionen der IT. Die Blockierung durch den Engpass verursacht beträchtliche Schäden, z. B. Unklarheit darüber, welche Initiativen in der Pipeline sind und welche Priorität sie im Wettbewerb um Ressourcen erhalten sollten. Die Verwirrung und der verstärkte interne Wettbewerb um IT-Ressourcen führen zu Multitasking und häufigen Prioritätsänderungen, was zu einer erheblichen Verschwendung von Kapazitäten der IT-Mitarbeiter führt und die Situation in einen Teufelskreis verwandelt. In Anbetracht der Tatsache, dass wirklich gute IT-Mitarbeiter rar sind und der Wettbewerb um sie groß ist, wird die IT als Engpass in naher Zukunft nicht gelöst werden.

Die IT als Engpass verursacht nur geringfügige Probleme für den derzeitigen Wertfluss, da dieser Fluss weiterhin mit den älteren IT-Tools funktioniert und in der Regel über ausreichende Kapazitäten an Schlüsselressourcen verfügt. Die wahrgenommenen Unzulänglichkeiten des IT-Systems sind jedoch für die Mitarbeiter und auch für die wichtigsten Kunden und Lieferanten offensichtlich. Dies führt zu erheblichen Spannungen innerhalb des Unternehmens und zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden und Lieferanten. Gerüchte und Fakten über die Konkurrenz, die auf den neuen Technologiewagen aufspringt, verstärken den Druck noch, und die Abteilung, die auf alle Anfragen reagieren muss, ist die IT-Abteilung. Das große Problem der IT-Abteilung besteht darin, dass sie einerseits neue Tools und Upgrades für bestehende Tools planen und implementieren muss, andererseits aber auch alle regulären Dienste unterstützen muss. Der Konflikt zwischen dem Dringenden und dem Wichtigen ist in allen IT-Abteilungen besonders spürbar.

Das wirklich akute Problem mit der IT als Wachstumsengpass besteht darin, dass die Situation zwar vorübergehend erscheint, es aber nicht ist. Zu jedem Zeitpunkt sieht es so aus, als würde die Einführung neuer IT-basierter Technologien eine gewisse Zeit, vielleicht sogar einige Jahre, in Anspruch nehmen, aber dann würde der Druck auf den Fluss der Initiativen nachlassen. Das ist einfach nicht wahr. Der gesamte Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) fängt gerade erst an, in die tatsächliche Nutzung in großen Organisationen einzudringen, und dieser Fluss wird definitiv anhalten und sich sogar noch beschleunigen. In gleicher Weise wird die Notwendigkeit, die Sicherheit der IT zu verbessern, immer mehr zunehmen. Dieser Zustand, sich mit einer Flut neuer wichtiger IT-orientierter Technologien auseinandersetzen zu müssen, wird also anhalten.

Es sind zwei parallele Anstrengungen erforderlich, um die IT, die mit vielen routinemäßigen, aber dringenden Anfragen konfrontiert ist, in den Griff zu bekommen, während sie gleichzeitig mit einer Flut neuer Technologien zu kämpfen hat.

 

Erhebliche Verbesserung des Flusses der unfertigen Erzeugnisse (WIP) in der IT.

1. Die erste wichtige Erkenntnis besteht darin, eine bestimmte Mindestmenge an in Arbeit befindlichen Aufgaben zu behalten und die Freigabe weiterer Aufgaben auf der Grundlage des Tempos der abgeschlossenen Aufgaben zu drosseln. Dies würde an sich schon das Multitasking verringern und die Fokussierung und Konzentration der Humanressourcen auf die aktuelle Anfrage oder die Projektaufgabe, an der sie arbeiten, verbessern.
2. Implementierung eines Prioritätenschemas, um zu warnen, wenn ein bestimmtes Projekt oder ein bestimmter Auftrag feststeckt. Die TOC-Methode für Prioritäten innerhalb der Ausführung wird Puffermanagement genannt.
3. Identifizieren Sie innerhalb der IT die interne Zwangsressource, und suchen Sie dann nach dem besten Schema, um ihre Arbeit zu nutzen und ordnen Sie alle anderen diesem Schema unter.

 

Sorgfältige Auswahl und Priorisierung aller IT-Anfragen. Dies bedeutet in der Praxis, dass die Organisationsstruktur und die entsprechenden Prozesse geschaffen werden müssen, um den potenziellen Wert jeder Anfrage zu bewerten. Dies ist ein äußerst sensibler Prozess, der von einer Führungskraft und nicht von einem IT-Fachmann geleitet werden muss, da der Wert über die IT-Perspektive hinaus bewertet werden sollte. Eine solche Prüfung sollte auch die groben Kapazitätsanforderungen für jede Anfrage und den Zeitrahmen für ihre Erfüllung umfassen. Auf diese Weise entsteht ein Prozess zur Festlegung des effektivsten Portfolios von Projekten und Aufträgen. Das TOC hat die 'Sechs Fragen zum Wert neuer Technologien' und andere Denkwerkzeuge zur Unterstützung der Bewertung des Wertes beigesteuert. Dieser Prozess würde den erforderlichen effektiven Strom von Anfragen aus der IT-Abteilung diktieren und sicherstellen, dass jede Anfrage zu einem bestimmten Zeitpunkt wirklich benötigt wird, und dadurch helfen, die Fähigkeiten und Kapazitätsniveaus zu definieren, die die IT-Abteilung aufrechterhalten sollte.

Das Hauptargument ist, dass die Verbesserung des WIP-Flusses in der IT-Abteilung das Problem zwar für eine gewisse Zeit lösen könnte, aber ohne Managementprioritäten für die eingehenden Anfragen wird das Problem in naher Zukunft wieder auftreten.

Der nächste Schritt besteht darin, die neuen IT-Tools in den Wertfluss zu implementieren, um den Mehrwert zu generieren. Die Implementierung kann eine Übergangsphase erfordern. Die Eingewöhnung in die neuen Tools braucht Zeit. Während dieser Zeit werden Fehler gemacht, und alle Manager müssen auf Anzeichen eines Problems vorbereitet sein und sich so schnell wie möglich darum kümmern. In der Übergangsphase ist die Aufmerksamkeit des Managements in der gesamten Hierarchie am stärksten gefordert.

 

Sollte die IT die strategische Einschränkung des Flusses der Initiativen sein?

Das natürliche Hindernis für das Wachstum ist die Aufmerksamkeit des Managements, denn wenn mehr Manager hinzukommen, kann das die Kommunikation erheblich erschweren und die Produktivität beeinträchtigen. Um die Aufmerksamkeit des Managements zu erhöhen, muss man zunächst lernen, sich auf die wirklich wichtigen Themen zu konzentrieren. Genau das ist auch erforderlich, um die begrenzte Kapazität der IT-Ressourcen zu nutzen. Das bedeutet, dass ein Prozess eingeführt werden muss, bei dem alle Ideen, einschließlich der teilweise entwickelten Initiativen, nach systematischen Bewertungen ihres Wertes, der erforderlichen Kapazität der relevanten kritischen Ressourcen und der erwarteten Fertigstellungszeit sortiert werden. Ein solcher Prozess ist die ultimative Lösung sowohl für die Aufmerksamkeit des Managements als auch für die IT. Eine weitere Schlussfolgerung ist, dass die erforderlichen Kapazitäten aller anderen Ressourcen, einschließlich der IT, auch unter Berücksichtigung der zwingend erforderlichen Schutzkapazitäten, mit der Fähigkeit des Top-Managements übereinstimmen müssen, das wirksamste Portfolio von Verbesserungsinitiativen zu führen.

 

Originaler Beitrag auf Englisch: https://elischragenheim.com/2020/01/08/it-as-a-universal-bottleneck/